Politique de confidentialité

POLITIQUE SUR LA CONFIDENTIALITÉ ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Regroupement des maisons pour femmes victimes de violence conjugale

Adoptée le 25 octobre 2023

LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DE L’ÉQUIPE DE TRAVAIL

Chacune des membres de l’équipe de travail du Regroupement s’engage formellement à respecter la confidentialité des renseignements personnels collectés par elle-même ou par toute autre personne, ainsi que la présente politique.

Le Conseil des régions a désigné la coordonnatrice générale du Regroupement comme personne responsable de la protection des renseignements personnels pour l’organisme. Son nom et information de contact sont clairement indiqués sur le site internet.

Cette personne détient les responsabilités suivantes :

Veiller à ce que les moyens soient pris pour s’assurer de la protection des renseignements personnels, de la collecte à leur destruction;
Répondre aux demandes d’accès, de rectification et de communication à des tiers;
Recevoir les dossiers de plaintes et d’incidents de confidentialité, les documenter et s’assurer de leur traitement.
Tenir le registre des incidents de confidentialité.

NOTRE ENGAGEMENT

Le Regroupement s’engage à :

Protéger les renseignements personnels et les données confidentielles obtenus et sous son contrôle
Informer la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels au moment où ceux-ci sont recueillis
Ne recueillir que les données nécessaires et utiles
Obtenir le consentement lors de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels, lorsque requis
Ne conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées
Protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures appropriées
Sur demande, informer les personnes des renseignements personnels détenus à leur sujet
Assurer le traitement rapide et confidentiel des plaintes

1. PROTÉGER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES DONNÉES CONFIDENTIELLES OBTENUS ET SOUS SON CONTRÔLE

Le Regroupement est responsable des renseignements personnels qu’il détient et qu’il contrôle. Le Regroupement mettra en place des mesures appropriées pour offrir un niveau de protection comparable lorsque lesdits renseignements sont traités par un tiers. Le Regroupement a établi des politiques et des procédures visant à protéger les renseignements personnels. Le Regroupement a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels afin de superviser les questions de confidentialité et a formé ses employées quant à la politique de confidentialité, et à leur rôle en matière de protection des renseignements personnels.

2. INFORMER LA PERSONNE CONCERNÉE LORS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AU MOMENT OÙ CEUX-CI SONT RECUEILLIS

Lorsque le Regroupement collecte des renseignements personnels, vous serez informé verbalement, par écrit des motifs d’une telle collecte, de notre intention vis-à-vis de vos renseignements et des personnes avec qui nous pourrions les partager.

Sauf lorsque requis ou permis par la loi, le Regroupement ne communiquera pas, sans votre consentement, de renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne sont partagés qu’avec les personnes qui en ont besoin pour l’exercice de leur fonction.

3. NE RECUEILLIR QUE LES DONNÉES NÉCESSAIRES ET UTILES

Le Regroupement limitera la collecte de renseignements personnels et ne demandera que ce qui est exigé de manière raisonnable pour le fonctionnement de ses activités et pour offrir ses services. Les renseignements personnels collectés sont uniquement ceux considérés comme étant nécessaires à l’objet du dossier et sont traités de façon confidentielle.

Renseignements sur les maisons d’hébergement pour femmes victimes de violence conjugale

Le Regroupement collecte des renseignements confidentiels sur les maisons membres en vue de :

Fournir du soutien et services à ses maisons membres
Aider les femmes et les maisons dans la défense des droits
Évaluer les demandes d’admission au Regroupement

Renseignements sur les employées et candidates

Le Regroupement collecte des renseignements personnels sur les employées de façon à verser leurs salaires, de se conformer à la législation en vigueur, de leur offrir des avantages sociaux, d’utiliser les outils de gestion du rendement et d’améliorer ou de gérer les programmes, politiques et relations des employées, pour des raisons de préparation aux situations d’urgence, et de manière générale, de façon à établir, gérer ou cesser larelation de travail.

Le Regroupement collecte également des renseignements personnels sur les personnes qui présentent leur candidature lors de l’ouverture d’un poste. Cette collecte de renseignements s’effectue dans le cadre du processus de sélection des candidates pour s’assurer qu’elles ont les qualifications requises.

Lorsque nécessaire, les renseignements personnels recueillis par le Regroupement peuvent être transférés à nos prestataires d’assurances et d’avantages sociaux, les administrateurs de notre régime de retraite et à toute autre société impliquée dans des activités contractuelles pour notre compte. Les renseignements personnels seront utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Renseignements sur les contractuelles et bénévoles

Le Regroupement collecte des renseignements personnels sur les contractuelles et bénévoles nécessaires à la gestion du contrat d’affaires ou de la collaboration avec les bénévoles.

Renseignements sur les donateurs

Le Regroupement accorde énormément d’importance à la confiance des donateurs qui décident de l’appuyer. Par conséquent, il prend soin de limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels de ses donateurs et d’en protéger la confidentialité. Aucune information n’est divulguée sans l’obtention du consentement du donateur.

4. OBTENIR LE CONSENTEMENT LORS DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION OU LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS LORSQUE REQUIS

De manière générale, le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la conservation de renseignements personnels est fait de façon implicite au moment de la collecte. L’embauche, la signature d’un contrat ou le don sont considérés comme un consentement tacite à la collecte et l’utilisation de l’information nécessaire à la création du dossier.

Cependant, lorsque les informations recueillies sont de nature sensible, un consentement spécifique, clarifiant les motifs de la collecte sera demandé. Les renseignements ne peuvent être collectés uniquement que pour ces motifs. S’il s’agit d’un autre motif, le consentement de la personne sera obtenu à nouveau. Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des activités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés. Le Regroupement prendra en compte le degré de sensibilité des renseignements personnels lors du choix du format et de la méthode d’obtention du consentement.

Le Regroupement vous demandera votre consentement avant de divulguer vos renseignements personnels à un tiers, sauf pour les exceptions prévues par la loi. À tout moment, la personne ayant donné son consentement pourra le retirer, en présentant une demande écrite si le consentement a été donné par écrit, sinon une demande verbale sera suffisante.

5. NE CONSERVER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QU’AUSSI LONGTEMPS QUE NÉCESSAIRE POUR LA RÉALISATION DES FINS DÉTERMINÉES

Le Regroupement ne conservera les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire aux fins déterminées, ou tel qu’il est requis ou permis par la loi.

6. PROTÉGER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’AIDE DE MESURES APPROPRIÉES

Ces renseignements peuvent être conservés sur différents supports, dans des dossiers papiers ou numériques, et leur accès est sécurisé. Dans tous les cas, seules les personnes responsables au sein du Regroupement et qui ont la qualité pour prendre connaissance des renseignements sont autorisées à le faire. Les renseignements doivent être nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Le Regroupement protègera les renseignements personnels en utilisant des mesures de sécurité adéquates,contre les risques de perte, de vol, d’accès, de divulgation, de copie, d’utilisation, de modification ou de destruction non autorisés, indépendamment du format de conservation. Nous considérons le niveau de sensibilité des renseignements lorsque nous déterminons le niveau de protection requis. Le Regroupement détruira avec soin les renseignements personnels afin d’empêcher tout accès non autorisé. En cas de bris de sécurité, nous nous ferons un devoir de limiter tout préjudice potentiel.

Toutes les employées qui accèdent aux renseignements personnels devront respecter le caractère confidentiel et privé desdits renseignements.

Le Regroupement protègera les renseignements personnels qui sont transférés à des tiers dans le cadre d’ententes contractuelles qui stipulent que le tiers doit respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels et se conformer à toutes les exigences légales imposées par la législation.

Le Regroupement faisant affaires avec un ou des fournisseurs de services technologiques pour conserver les renseignements personnels a obtenu de ceux-ci un engagement d’assurer leur protection et d’en préserver la confidentialité. Cet engagement a été prévu dans le contrat la liant à ses fournisseurs. Les fournisseurs doivent aussi préciser dans leur contrat les moyens qu’ils ont pris pour assurer la protection des renseignements personnels et que ces derniers ne seront utilisés que dans le cadre de l’exécution du contrat.

Le Regroupement a également vu à inclure une disposition dans les contrats avec ses fournisseurs de services technologiques prévoyant qu’il soit avisé de tout incident de confidentialité mettant en cause des renseignements personnels qu’il a collectés.

7. SUR DEMANDE, INFORMER LES PERSONNES DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS DÉTENONS À LEUR SUJET

Sur demande, le Regroupement permettra aux personnes concernées de revoir les renseignements personnels qu’il conservé à leur sujet. Toute demande de renseignements personnels par une personne concernée doit être adressée par écrit au Regroupement. Elle doit préciser le ou les renseignements demandés, le nom et les coordonnées (adresse postale, courrier électronique et téléphone) de la personne qui en fait la demande, et justifier son identité. La demande peut également porter sur une rectification ou la suppression d’un renseignement.

Le Regroupement répondra avec diligence au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.

Toute demande de communication de renseignements personnels présentée par un tiers doit l’être aussi par écrit. Le Regroupement obtiendra le consentement écrit de la personne concernée avant de communiquer des renseignements personnels à un tiers. Le Regroupement pourra également communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne, lorsqu’il y est obligé par une loi. Dans ces cas, il veillera à ne communiquer que les renseignements personnels exigés en vertu de cette loi et des circonstances de la demande de communication.

Les personnes peuvent aussi demander au Regroupement d’apporter des modifications à leurs renseignements personnels si ceux-ci sont périmés, inexacts ou incomplets. Le Regroupement modifiera promptement les renseignements personnels qui s’avèrent inexacts ou incomplets. Toutes les différences non résolues seront notées dans le dossier de la personne.

8. ASSURER LE TRAITEMENT RAPIDE ET CONFIDENTIEL DES PLAINTES

Toute personne désirant soumettre une plainte relative à la présente politique ou plus généralement à la protection de renseignements personnels doit le faire par écrit en y indiquant son nom, ses coordonnées et le ou les motifs de sa plainte. Elle la transmet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée par le Regroupement.

Le Regroupement s’engage à traiter la plainte de manière confidentielle et à y répondre avec diligence au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la plainte, sous réserve d’avoir obtenu toutes les informations nécessaires pour traiter la demande adéquatement.

La responsable de la protection des renseignements personnels doit également enquêter lorsqu’un incident de confidentialité survient et aviser sans délai la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information s’il y a lieu, c’est-à-dire si l’incident présente un risque de préjudice sérieux. De plus, elle a la responsabilité d’identifier les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

UTILISATION DE FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES »)

Le site web du Regroupement ne place aucun fichier témoin (« cookie ») permanent dans les disques durs des ordinateurs des visiteurs, mais uniquement un fichier témoin temporaire requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site. L’information sur les cookies utilisés et le consentement pour leur utilisation est demandé.

Responsable de la protection des renseignements personnels au Regroupement

Responsable : Sandra Trottier
Courriel : [email protected]
Adresse : 469, rue Jean-Talon Ouest, bureau 310
Montréal (QC) H3N 1R4